ই আর পি ( ERP) কি ? ই আর পি কেন ব্যাবহার করা হয় । ~ Tips-Tune

ই আর পি ( ERP) কি ?

ই আর পি (ইংরেজি তে ERP) এর অর্থ হল এন্টারপ্রাইজ রিসোর্স প্ল্যানিং । অনেকে মনে করেন এটা একটা সফটওয়্যার বা কোন কম্পানি , আসলে এটা হল এক ধরনের ডাটাবেজ সফটওয়্যার এর প্যাকেজ Type এর ধারণা যা একটা বড় কোম্পানি বা প্রতিষ্ঠানের এর বেশির ভাগ প্রসেস এবং অপারেশন কে শুধু মাত্র একটা সফটওয়ারে চালিত করবে । এটি একটি সমন্বিত সফটওয়ারের রুপ যা একটি কোম্পানির মোটামুটি সব চাহিদা পুরন করে। এক কথায় বলতে গেলে "Its manage your key business operation in a single integrated system" ।

ই আর পি ( ERP ) এর বৈশিষ্ট্য ।

ই আর পি সফটওয়্যারের প্যাকেজগুলো এক একটা পার্ট এ বিভক্ত থাকে, যাদের কে মডিউল (Module) বলা হয় । এক্ষেত্রে একটি মডিউল এর তথ্য অন্য মডিউল এর সাথে অঙ্গীভূতভাবে সংযুক্ত থাকে । এখানে এক মডিউল আর তথ্য অন্য মডিউল এর সাথে শেয়ার করে এবং module to module data flow ঘটে ফলে data duplication হয় না । ডাটা থেকে ডাটা এর লিংক থাকায় কোন একটি ডাটা কে কেন্দ্র করে এর সাথে সংযুক্ত অন্য ডাটা এর তথ্য সহজে পাওয়া যায় ।

উপরোক্ত একটি সাধারন process কে ব্যাখ্যা করলে কিছুটা বুঝা যাবে ... যেমন কোন একটি Factory তে Engineering Department এর একটি Material প্রয়োজন । সেক্ষেত্রে Material টির পর্যাপ্ত Stock যদি Store Department এর Storage এ Available না থাকে তবে Engineering Department এর Responsible Person একটি Purchase Requisition (PR) দিবে । উক্ত Purchase Requisition টি Purchase Department Process করবে এবং প্রয়োজনে Quotation Maintain করে Purchase Order (PO) তৈরি করবে এবং Material টি কোন Supplier/Vendor থেকে কিনবে । উক্ত Purchase Order এর তথ্যের মাধ্যমে Inventory Department এর Store এর লোক Goods Receive (GR) করবে । Goods Receive হলে চালান (Invoice) তৈরি / ভেরিফিকেসন হবে এবং Finance Department উক্ত Supplier / vendor কে Payment দিয়ে দেবে ।

ই আর পি এর ক্ষেত্রে উক্ত Purchase Requisition এর তথ্যর উপর Quotation এবং Purchase Order তৈরি হয়, উক্ত purchase Order উপর ভিত্তি করে Goods Receive হয় এবং Vendor কে Payment দেয় । এখানে উল্লেখ্য , প্রত্যেকটি Transaction ( যেমন Purchase Requisition, Quotation, Purchase Order, Goods Receive, Invoice ) সম্পূর্ণ হলে প্রত্যেকটির ক্ষেত্রে একটি Unique document number generate হয় । এই document number এর উপর ভিত্তি করে সংশ্লিষ্ট Data সহজেই পাওয়া যায়, যেমন Purchase Requisition Number (যখন Purchase Requisition সফটওয়্যারে save হয় তখন এটা create হয়) ধরে Requisition কারী software system এ follow up করতে পারেন যে তার প্রয়োজনীয় Material টির বর্তমান অবস্থা কি ? এটার Quotation , Purchase Order হয়েছে কিনা , Store Department এটি Receive করেছে কিনা ... ইত্যাদি ।

যেহেতু ডাটাগুলো একটি Single Database এ থাকে ,সেহেতু বিভিন্ন department এর বাবহারকারিকে সফটওয়্যার মাধ্যমে কোন প্রয়োজনীয় তথ্য পেতে অন্য department এর বাবহারকারিদের নিকট নির্ভর থাকতে হয় না । একদিকে যেমন ERP system এ single entry হয় , ফলে বাড়তি কাজ করতে হয় না, অন্যদিকে তথ্য গুলো যেহেতু চাওয়া মাত্র পাওয়া যায় , সেহেতু Management এর Analysis Report গুলোর মাধ্যমে কৌশলগত সিগদান্ত নেয়া দ্রুত এবং সহজ হয়।

একটি আদর্শ ই আর পি সফটওয়ারে নিম্নলিখিত মূল প্রসেস / দিকগুলো থাকে যে কারনে এই ধরনের সফটওয়্যার কে ই আর পি (ERP ) Software বলে বিবেচিত করা হয় ।

> Procurement Process

> Inventory Management

> Production Planning

> Manufacturing Process

> Sales

> Marketing

> Finance

> Human Resources

> Asset Management and Maintenance ইত্যাদি .

ই আর পি কম্পানি : পৃথিবীতে অনেকগুলি সফটওয়্যার কম্পানি আছে যারা ERP Software Provide করে । নিম্নে ছবিতে প্রদর্শিত Company গুলো ERP Software কম্পানি হিসাবে বিশেষ ভাবে পরিচিত । এ ছাড়াও আরও অনেক ই আর পি company আছে যা বিভিন্ন Region ভিত্তিক পরিচিত ।